Politique de confidentialité

L'Office de la Naissance et de l'Enfance est sensible à la protection de votre vie privée. Nous nous engageons à protéger et à traiter vos données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente, vos données seront adéquates, pertinentes et limitées au regard des finalités pour lesquelles nous les avons collectées. Les traitements des données à caractère personnel qui sont effectués par l'ONE se font dans le respect du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, ci-après « RGPD »). Nous respectons aussi la directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (directive vie privée et communications électroniques).

La présente politique de confidentialité du portail My.ONE vous informe de la manière dont nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel. Elle détaille également vos droits et les manières dont vous pouvez les mettre en œuvre. Vous pourrez en complément d'information retrouver des informations générales à propos des règles sur la protection de la vie privée sur le site internet de l'Autorité de protection de la vie privée.

Une donnée à caractère personnel est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (…) de manière directe ou indirecte ». Concrètement, il s'agit par exemple du nom d'une personne, d'une photo, d'un code, d'une date de naissance, d'une adresse ou de n'importe quel élément technique qui permet d'identifier une personne. Les données concernant les personnes morales ne sont pas concernées par cette définition.

Le traitement est toute opération portant sur des données à caractère personnel. Le traitement couvre tous les aspects liés à la collecte, l'enregistrement, la classification, la conservation, la modification, l'adaptation, l'archivage, l'utilisation, la transmission, la diffusion, la mise à disposition, le rapprochement, l'interconnexion, la destruction des données et donc toutes opérations qui s'exercent sur le cycle de vie des données.

Le consentement est une manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle vous acceptez, par une déclaration ou par un acte positif clair, que les données à caractère personnel vous concernant fassent l'objet d'un traitement.

Le responsable du traitement est :

L'ONE dispose d'un délégué à la protection des données « DPO » qui est chargé de veiller au respect des réglementations sur la protection de la vie privée. Il est également la personne de contact auprès de l'Autorité de la protection des données.

Le délégué à la protection des données peut être joint via le formulaire de contact ou par courrier postal à l'adresse :

Dans le cadre de l'exercice de ses missions l'ONE traite des données à caractère personnel. Ces données proviennent directement des utilisateurs du portail My.ONE via le formulaire de prise de contact.

Ces données concernent :

• Le nom de l'utilisateur ;
• L'adresse de courriel de l'utilisateur ;
• Le numéro de téléphone de l'utilisateur ;
• La localisation concernée par la demande de l'utilisateur.

Les données récoltées au sein du formulaire de contact du site My.ONE ont pour stricte finalités d'assurer un suivi efficace aux demandes et aux questions qui sont posées par les usagers de la plateforme à l'ONE.

Pour le détail des traitements qui sont réalisés par l'ONE au sein du portail My.ONE, veuillez, s'il vous plaît, vous référer au fichier ci-joint : traitements des données à caractère personnel effectués par l'ONE au sein du portail My.ONE. L'ONE se réserve le droit de communiquer des informations générales ou plus précises à propos des fonctionnalités, nouveautés du portail My.ONE à tous ses utilisateurs.

L'ONE traite vos données à caractère personnel en conformité avec les finalités de son contrat de gestion et à des fins uniques de missions publiques, afin de remplir ses obligations légales ou avec votre consentement explicite ; Pour chaque traitement, seules les données pertinentes dans le cadre de la finalité sont traitées.

Également, nous n'utilisons pas vos données à caractère personnel à des finalités étrangères à l'exercice du pouvoir public et nous ne les divulguons pas à des tiers non autorisés à des fins commerciales ou de profilage.

Les données que nous collectons au sein du portail My.ONE proviennent directement des informations que vous nous communiquez au sein du formulaire de prise de contact du site My.ONE.

Dans le cadre de la protection des données et de la confidentialité, vos données sont accessibles uniquement par des agents qui sont habilités par leurs tâches fonctionnelles et dans l'exercice de leur fonction. En outre, des structures financées directement par l'ONE participent de la même manière à l'accès aux données sous la responsabilité de l'ONE. L'ONE traite aussi avec des sous-traitants, qui sont des partenaires contractuels pour certains services et dans le cadre des missions de l'ONE. L'ONE établit des contrats et des conventions pour garantir cette confidentialité. Les sous-traitants sont sous la responsabilité de l'ONE. Les sous-traitants s'engagent à garantir cette confidentialité et n'utilisent les données que dans le cadre des tâches ou traitements qui sont définis au niveau du contrat ou de la convention de traitement de données.

L'ONE ne conserve vos données à caractère personnel que pour la durée strictement nécessaire à l'exercice de ses missions. Nous devons conserver vos données le temps nécessaire au respect de nos différentes obligations légales. Passé ce délai, l'ONE prend toutes les mesures nécessaires pour effacer ou anonymiser les données à caractère personnel vous concernant.

Pour plus d'informations sur la durée de rétention des données récoltées au sein de My.ONE, veuillez, s'il vous plaît, vous référer au fichier Traitement des données à caractère personnel réalisés au sein du portail My.ONE figurant au point 3 de la présente politique de confidentialité.

L'ONE s'engage à respecter les droits qui vous sont conférés par le R.G.P.D. sur vos données à caractère personnel et à répondre à vos demandes endéans les 30 jours calendrier. Toutefois, en cas de requêtes multiples et /ou complexes, ce délai pourra être prolongé de 60 jours.

Vous devez adresser vos demandes d'exercice de vos droits au Délégué à la Protection des Données de l'ONE dont vous trouvez les coordonnées au point 4 de la présente politique de confidentialité. Cette demande contiendra l'objet de celle-ci et sera datée et signée.

En cas de doute légitime sur votre identité l'institution se réserve le droit de procéder à la vérification de l'identité du demandeur.

Dans le cas où la demande concernerait un enfant sur lequel vous exercez l'autorité parentale, une déclaration sur l'honneur attestant de celle-ci et signée par vous sera jointe à la demande.

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire, vous disposez d'un droit de recours auprès d'une autorité de contrôle, notamment dans l'État membre dans lequel vous résidez, travaillez ou soupçonnez une infraction, si vous estimez que le traitement des données à caractère personnel vous concernant est contraire à la loi.

L'autorité de contrôle auprès de laquelle la plainte a été déposée informe le plaignant de l'état et des résultats de la plainte, y compris la possibilité d'un recours juridictionnel en vertu de l'article 78 du R.G.P.D. L'autorité de contrôle responsable est l'Autorité de Protection des Données belge dont vous trouvez les coordonnées au point suivant.

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Dans l'objectif de garantir la sécurité de vos données, l'ONE prend toutes les mesures de sécurisation visant à empêcher la perte de vos données et à garantir un accès sécurisé et limité aux personnes habilitées à accéder à vos données et à prévenir toute utilisation illégitime de celles-ci. Nous mettons en œuvre des moyens organisationnels et techniques pour protéger vos données à caractère personnel, nous voulons éviter que des personnes non autorisées y aient accès, les altèrent où les détruisent.

L'ONE se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité conformément à la réglementation sur la protection des données.

Si l'ONE décide de traiter vos données à des finalités autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, nous vous en informerons au préalable tel que prévu par la loi.

Une notification vous sera envoyée via le site internet My.ONE en cas de modification de la présente politique de confidentialité.

Les cookies sont des petits fichiers texte qui sont installés sur l'ordinateur ou le périphérique d'un utilisateur lorsqu'il visite un site web, tel que My.ONE. Cette technologie vise à optimiser le confort de navigation en offrant la possibilité d'enregistrer les préférences de l'utilisateur, en analysant le trafic. Si les cookies retiennent des données telles que le terminal utilisé par l'utilisateur ou les actions effectuées lors d'une session, ils n'ont pas pour objectif d'identifier personnellement les utilisateurs. En outre, l'utilisation de certains cookies conditionne le bon fonctionnement du site web.

Afin de permettre à l'utilisateur d'opérer ses choix dans la plus totale transparence, sont repris ci-dessous les différentes natures de fichiers « cookies », le type de données récoltées et la durée de conservation de celles-ci.

10.1 Cookies fonctionnels

10.2 Cookies analytiques

La présente politique de confidentialité est parue le 15/09/2023.

Version 1.